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如何写外贸信件实现有效沟通?

发布时间:2016-05-18 09:59:25作者:春喜外语来源:www.tracyclass.com浏览量:
(转载请注明出处:春喜外语外教一对一少儿外教一对一在线英语培训)

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在商务交往中,我们不可避免的要写一些外贸信件,那么我们该如何来写外贸信件才能实现有效沟通呢?春喜外语告诉你!

1. 在现实中,许多商业信函过分冗长,主次不清,以致阅读者难以在有限的阅读时间内,提取出有价值的讯息。

比如在一封询价函中,花费大量篇幅描述己方的实力(很抱歉,我不会因为你是名不见经传的公司,就不发送一份价目表,为什么不把公司的介绍网址附在邮件末尾或者做个附件呢?)

又比如在对询价的答复函中,极为详尽地解说样品的质量与参数(要知道单纯的文字描述有时会如同广告一般,令人无法信服,为什么不把相关的检测报告与鉴定意见做成文档附件呢?)

2.以上那些失败的信件实例,正是忽略了有效沟通而导致不利结局。

我们必须理解,一封成功的商务信函,首先是也必须是有效沟通的文字具象,理应产生书写者希冀的效果(比如获得订单、获取样品、同意货运方式等等)。

关于何为有效沟通,知名管理培训师与咨询顾问尼基.斯坦顿在《沟通圣经:听说读写全方位沟通技巧》一书中如是写道:

沟通有四大目标——被接收、被理解、被接受、使对方采取行动

具体到商务写作,一封合格的商务信函也应言简意赅,直指核心,过于详尽的描述最好置于附件。

因为唯有如此,受众才能尽快地从信件中获取信息(冗长的信件当然不得人心),理解写信者的意图(比如询问价格、建立业务、期待还盘、沟通货运等等),接受写信者提出的观点(比如购买货物的诚意,降低价格的意愿、关于故障的释解),最终基于这些有效的沟通而采取商务行动(例如发送样品、订购、延期、开立信用证等等)。

值得注意的是尼基.斯坦顿在《沟通圣经》一书中专设一章(第十四章)讲解撰写英文商务书信时理应注意的沟通之道,作者将其整理为6C原则:

清晰(clear

积极(constructive

简洁(concise

正确(correct

礼貌(courteous

完整(complete

为了便于英文书信的写作者更好地理解商务书信的沟通要义,尼基.斯坦顿在书中将信件按照主题分成四类:有利的(例如订单、同意赔偿)、中性的(比如单纯的信息咨询)、不利的(各类拒绝信件)、说服的(例如推销),并给出各类信件的写法与注意事项。

其实无论哪一类信件,都有着类似的写作结构:在第一部分客观地描述书写信件的原因(亦即每位书写者在写作一封商务信函时,必须怀有明确目的,知晓自己因何开始敲打键盘或者拿起钢笔,并在第一部分以最简洁的语言令读信人知晓,例如询问价格),第二部分应分析事实(即进一步说明信件目的之细节,例如表达己方公司的业务、期待的折扣等等),第三部分通常表达明确的意愿,并通过结尾来促使对方采取一定的行动(例如表达合作的诚意以及希望对方提供样品、产品目录等等)。

在某些情况下,第二部分和第三部分可以合二为一,但含义不变,即在明确说明写信的意图后,加上一句简短的期待。

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